Web writing: l’importanza di stilare la lista dei “to do”

Per muoversi con disinvoltura tra aggiornamenti, ricerca materiali utili e spunti, lettura blog, commenti,  confronti costruttivi, stesura piani editoriali, post, articoli, gestione social network, analisi risultati raggiunti, follow up, bisogna saper organizzarsi. E non è semplice. A volte ci si sente dispersi in un immenso labirinto alla ricerca di quel famoso filo di Arianna. Smarrito. Ci si sente oberati. Si tende a dimenticare le cose. Si perde tempo con attività che non hanno nulla di prioritario. Ed ecco che nella testa si fa avanti il nemico number one: lo stress. Quello che ciascun blogger o web writer (o chiunque in assoluto!) non vorrebbe mai veder comparire davanti a sé. E allora come evitarlo? Semplice! Basta stilare una lista dei “to do”.  Si può stilare ovunque, su Evernote, su carta e, se serve, anche sul muro. Sembrerà banale, ma le liste aiutano tantissimo a gestire meglio il tempo.


(Photo Credit: Rob Warde via Compfight cc)

Come stilare la tua lista dei to do?

Inizia a fare una sorta di brainstorming mentale e scrivi tutto quello che ti viene in mente. Poi assegna la priorità alle cose più urgenti. Contrassegnale con delle lettere o con dei colori. Se hai del tempo a disposizione, puoi anche riscrivere la lista in ordine. Tienila sempre a portata di mano, potrebbe essere utile aggiornarla. Potrebbero insorgere necessità last minute oppure potrebbero cambiare le priorità. Di questo la tua lista deve essere informata. Hai portato a termine un compito? Depennalo dalla lista. Che soddisfazione, eh? Lo so, ti capisco. Si dice che il momento ideale per dedicarsi alle liste sia al mattino. Bastano meno di dieci minuti per revisionarle e risistemarne le priorità. Io, in realtà, non mi pongo limiti. Penso che ogni momento in cui sia viva l'esigenza di organizzazione possa essere quello giusto.

Un buon consiglio per macro-compiti settimanali è quello di stilare una lista durante il week-end, magari di domenica mattina, a mente libera, mentre stai sorseggiando il tuo caffè. Avere una lista pronta di lunedì consente di partire con prontezza, con un piede battagliero e con la mente organizzata.

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Che dire della lista dei “not to do”?

Vorrei riportare la simpatica idea di Peter Bregman, consulente aziendale ed esperto di leadership. Secondo Bregman, per migliorare l’organizzazione e aumentare la produttività, oltre alla lista dei to do, è utile anche compilare la lista delle cose da non fare. Secondo l’esperto, la lista delle cose da fare rappresenta la parte selvaggia, creativa e produttiva, quella che spinge ad andare avanti, mentre la lista delle cose da non fare rappresenta la voce più responsabile, una guida per evitare le perdite di tempo, utile per incanalare tutte le energie nei compiti prioritari.

Liste e multitasking

E' opinione diffusa e consolidata che il nostro cervello sia multi-tasking, dotato, cioè, della capacità di svolgere diversi compiti contemporaneamente. Multi-tasking comunque non significa funzionamento ottimale. Sembra, infatti, che il cervello funzioni meglio se se si dedica ad un unico compito per volta, soprattutto se il compito è particolarmente complesso o se è nuovo e, quindi, richiede più tempo.

Prendersi delle pause fa bene

Per tenere fresco il cervello e ridurre le distrazioni mentre sei all’opera è utile prendersi quindici minuti di pausa ogni due/tre ore. Se la tua lista dei to-do è a base giornaliera è bene tenerle in considerazione nella previsione del tempo necessario per lo svolgimento globale dei “to do”. Una pausa è stretching per il cervello e consente di riprendere in mano un lavoro con maggiore energia e meno sfinimento.

Vantaggi?

I vantaggi dell’impiego della lista dei “to do” sembrerebbero essere parecchi. Innanzitutto, la lista consente di focalizzare bene un obiettivo per poi prefigurare le azioni e gli step necessari per raggiungerlo. Se dobbiamo risolvere un problema, una lista ci permette di scomporre il piano di azione finalizzato alla risoluzione in un insieme di step. Questo si traduce in maggiore organizzazione e produttività.

Inoltre, avere una lista di step da seguire ci permette di non essere immersi in uno stato di caos all'interno del quale dover fare ordine e di allontanare l’ansia, perché la sensazione che abbiamo è quella di essere in movimento, diretti verso una direzione, aiutandoci a sentire viva la motivazione che ci spinge.

Molti usano le liste anche in ambiti che esulano da quello lavorativo, altri ritengono che sia un’inutile perdita di tempo. Io penso che i vantaggi siano parecchi. A volte mi basta un semplice post-it che non perdo mai di vista fino al compimento finale. Tu che ne dici? Usi le liste quotidianamente? Pensi che siano vantaggiose? Che miglioramenti apportano nella tua routine lavorativa?